Jak snadno zadat pořádání firemní akce agentuře?

autor: Daniel Pomije | Lis 20, 2018 | Zadání agenturám

Pokud pořádáte event většího rozsahu, neobejdete se bez pomoci profesionálů. Profesionálem je myšlena agentura, která má dostatek prostředků a odbornosti, aby pro vás událost technicky a organizačně zajistila. Avšak jak se něco tak komplexního, jako je společenská událost pro několik stovek lidí zadává? Na základě čeho je schopná event nacenit? Jaké informace si musíme připravit, když chceme agentury oslovit?

Výsledná úroveň pořádané společenské akce a také výsledná cena mají přímou souvislost s kvalitou a přesností zadání. Přesné zadání znamená pro agenturu snazší práci při připravování nabídky. Pokud je vaše poptávka zmatečná a nekompletní, některé agentury na ni nebudou vůbec reagovat. Nutnost vaši poptávku ověřovat, řešit detaily, doptávat se a následně čekat na vaše odpovědi, to vše celý proces prodražuje.

Proč se pořádání firemních akcí zadává agenturám?

Pokud pořádáte vánoční večírek, pravděpodobně si na to vystačíte sami a agentura by byla zbytečně drahá. Leda byste na váš večírek chtěli něco speciálního. Pokud ale společenská prestiž vaší akce roste, pak je i větší tlak na úroveň a profesionalitu provedení. Pak už se bez šikovné agentury neobejdete, pokud nechcete riskovat, že váš event nedopadne podle představ.

Aby váš event dopadl dobře, musíte mu dát dostatek pozornosti, času a začíná to investicí do správného zadání pro spolupracovníky, kteří vám budou pomáhat event realizovat.

Event se skládá z desítek maličkostí, které do sebe musí zapadnout ve velmi krátké době. Vyžadují tedy pečlivé plánování a jasnou představu o předpokládaném výsledku. S chirurgicky přesnou definicí detailů vám samozřejmě následně pomůže agentura, ale je fantastické, když za ní přicházíte s ucelenou představou o podobě a formě akce, kterou chcete uspořádat.

Pořádání eventů je vědní disciplína

Co si musíte jako klient nejprve ujasnit?

Koho zvete a proč?

Jaké bude složení vašich hostů? Půjde například o střední management firem, budou to ředitelé firem z oboru, noví obchodní partneři, potenciální klienti nebo vaši zaměstnanci? Jaké eventy už tito lidé viděli? Na co jsou zvyklí, co mají za sebou, čím můžeme hosta překvapit?

Jaká jsou specifika vašich hostí, ať se jedná o jejich kulturní, společenské nebo náboženské zázemí, nebo z jakého jsou prostředí. Specifika mohou vnášet určitá omezení například do služeb a cateringu (košer, halal, vegetariánské nebo veganské jídlo).

Budete chtít z vaší akce pokrytí v médiích, pozvete i novináře?

Kolik lidí přijde a jaký bude marketing akce?

Přijdou hosté sami nebo s partnery? Jak budete vaše hosty zvát, nebo jak se budou na akci registrovat? Bude event mít microsite, poběží nějaký mailing, budou zasílány osobní pozvánky? Od počtu hostů se odvíjí výběr lokace a samozřejmě všechny náklady akce, které se počítají „na osobu“.

Jaký má být výsledek vaší akce, jaké je vaše očekávání?

Co chcete vašim hostům sdělit? Chcete jim něco prezentovat, nebo je jen chcete pobavit? Jakou má mít vaše akce atmosféru, má být nějak stylizovaná? Má být uvolněná nebo formální, jaký předpokládáte dress-code?

Jaký program na hosty čeká?

Budete mít řečníky? Chcete prezentovat nějaký obrazový materiál nebo prezentace? Budete potřebovat na vaší akci videoprojekci nebo LED stěnu? Chcete s hosty vést otevřenou diskusi, kde bude dán prostor lidem z publika? Přejete si hudební a umělecké výstupy? Je libo videomapping nebo ohňostroj?

Obsah a program má přirozeně vliv na technické řešení vaší společenské akce. Budete potřebovat podium? Co se bude dít na podiu následně ovlivní potřebnou techniku.

Program akce může mít přímý vliv na výběr venue (lokace), protože celkové technické řešení vždy závisí na možnosti prostoru. Například videoprojekce za denního světla nebude fungovat dobře a bude nutné využít LED stěnu nebo bezrámečkové displaye, které však zaberou mnohem více místa.

Kdy event proběhne a jak dlouho bude trvat?

Pořádáte akci ráno, dopoledne do oběda, odpoledne nebo večer? Bude akce půldenní nebo celodenní. Berte ohled na vaše hosty tak, aby si na vaši akci mohli mohli vyhradit čas, aby měli čas na akci dorazit a po akci dojet domů.

Kde vaši akci pořádáte?

Máte představu o lokaci, nebo máte lokaci vybranou? Půjde o společenskou akci pořádanou uvnitř nějakého prostoru, nebo pod širým nebem? Máte v případě venkovních akcí připravenou mokrou a suchou variantu? Je prostor dostatečně velký pro předpokládaný počet osob?

Jak bude řešena doprava?

Jak se hosté dostanou na vaši akci a z ní? Je možné využít MHD, personální VIP servis, bude pro hosty jezdit kyvadlově shuttle nebo personální taxi servis? Máte ve vybrané lokaci k dispozici dostatečný počet parkovacích míst? Bude potřeba parkování zvlášť rezervovat nebo platit?

Jaký požadujete typ stravování a jaké bude usazení hostů?

Přejete si servírovanou galavečeři, snídani, raut, buffet, coffe-break, kanapky, live cooking nebo grilování? Jak hosty usadíte: divadlo, škola, gala (8-10 osob u stolu), kabaret (gala, ale bez míst, kteří by hosté seděli zády k pódiu)? Jaké bude složení menu? Chcete českou kuchyni, mezinárodní kuchyni, regionální kuchyni, experimentální, zohledňující nějaká společenská specifika, vegetariánskou nebo veganskou?

Budou hosté potřebovat ubytování?

Dopředu byste jako klient měli jasně specifikovat požadavky na počet a kvalitu ubytování a služby s ním spojené. VIP event pro generální ředitele bude vyžadovat jinou kvalitu ubytování, než školení pro techniky partnerských firem.

Chcete mít z vaší akce fotky nebo video?

Jaký typ záběrů chcete pořídit a jak je následně budete chtít použít? Pro vystavení na internetu je potřeba záznamová technika jiné úrovně, než pro vysílání v televizi. Budete chtít obrazové materiály na průběžné posílání na sociální sítě během akce?

Chcete z vaší společenské akce živý přenos po internetu?

Pokud je to žádoucí, pak on-line vysílání může zvýšit zásah například u konferencí, přístupy do streamu můžete umožnit zdarma nebo za úplatu. Hodnotu má i pořízený záznam, který pak můžete po akci rozeslat hostům a po nějakém čase případně zveřejnit. Pro realizaci on-line vysílání je nutné mít skvělé připojení k internetu, tomu by měl odpovídat i výběr lokace.

Jaký dárek dostanou vaši hosté při příchodu nebo odchodu?

Žádná nezapomenutelná společenská akce se neobejde bez toho, že host dostane nějakou malou pozornost. Dárek by měl svojí cenou a formou odpovídat typu a smyslu pořádané akce. Ideální jsou dárky s nízkou cenou pro klienta, ale s vysokou hodnotou pro hosta.

Čím vaše hosty překvapíte?

Event je jako mandala, je to něco krásného, co se objeví a zase zmizí. Zůstává pouze vzpomínka na překvapivý zážitek v hlavách hostů.

Plánujete po akci provést follow-up?

Nebojte se zeptat vašich hostí, jak se účastníkům event líbil. Můžete se dozvědět zajímavé postřehy pro další eventy.

Jaký na to máte rozpočet?

Celkové náklady každé společenské akce vychází z nákladů na vše výše uvedené. Prostředky jsou určeny na pronájem prostoru, služby, občerstvení a další nájmy a produkční náklady na audiovizuální techniku, přípravu programu, přípravu dat, umělce, hostesky, dekorace, dárky atp.

Vaše očekávání by měla být realistická a neměla by se rozcházet s možnostmi prostoru nebo rozpočtu. Výsledný event je o míchání ingrediencí, přidávání a ubírání tak, aby se výsledek maximálně přiblížil vaší představě v rámci daného rozpočtu.

Líbilo? Sdílejte článek vašim přátelům!

Facebook

Twitter

Připravujete event a potřebujete pomoci?

Vyplňte následující formulář s dotazem nebo s poptávkou, která se týká přípravy a pořádání Vaší firemních akce, společenské akce nebo konference. Nejpozději během dvou pracovních dní se Vám ozvu zpět.